Por esta época las empresas se preparan para convocar a asambleas y juntas de socios. El ordenamiento jurídico Colombiano estatuye que los socios de toda compañía se reunirán en junta de socios o asamblea general ordinaria una vez al año, por lo menos, en la época fijada en los estatutos y, en silencio de estos, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio . Consecuentemente, el plazo para las asambleas de este año vence el próximo 31 de marzo. Así mismo, se reunirán en forma extraordinaria cuando sean convocados por los órganos o entidades competentes.

La finalidad de celebrar una asamblea, es que los asociados expresen su voluntad respecto a la marcha de la entidad, elijan sus órganos directivos, aprueben estados financieros del ejercicio del año anterior (corte a 31 de diciembre), reformen sus estatutos y en general tomen toda serie de medidas y decisiones dirigidas al cumplimiento de los fines de la entidad.

Las normas que regulan lo concerniente a las asambleas y juntas de socios no contemplan explícitamente una sanción por su no celebración, sin embargo, de las funciones que realizan es posible deducir las consecuencias que se deberán soportar en caso de no llevarlas a cabo.
Como se dijo, una de las funciones que ejerce la asamblea es la aprobación de los estados financieros; la Ley 222 de 1995 establece en su artículo 41 que dentro del mes siguiente a la fecha en la cual sean aprobados, se depositará copia de los estados financieros de propósito general, junto con sus notas y el dictamen correspondiente, si lo hubiere, en la Cámara de Comercio del domicilio social. En este sentido, si no se reúne la Asamblea General de Accionistas o Junta General de Socios, será imposible hacer la debida aprobación de los estados financieros y por ende, la publicidad a través de las Cámaras de Comercio.

La Ley 22 de 1995 respecto a la ausencia de estados financieros preceptúa lo siguiente:
“Sin perjuicio de las sanciones a que haya lugar, cuando sin justa causa una sociedad se abstuviere de preparar o difundir estados financieros estando obligada a ello, los terceros podrán aducir cualquier otro medio de prueba aceptado por la ley.
Los administradores y el revisor fiscal, responderán por los perjuicios que causen a la sociedad, a los socios o a terceros por la no preparación o difusión de los estados financieros.”

El artículo 86 de la norma en cita contempla además:
“Además la Superintendencia de sociedades cumplirá las siguientes funciones:
(…)

3. Imponer sanciones o multas, sucesivas o no, hasta de doscientos salarios mínimos legales mensuales, cualquiera sea el caso, a quienes incumplan sus órdenes, la ley o los estatutos.
(…)”

De esta manera se concluye que no hacer la Asamblea de Accionistas o Junta de Socios, conlleva no sólo sanciones de la Supersociedades, sino que además, evidencia una desorganización y mal dirección de la sociedad,  siendo esto responsabilidad no sólo de los administradores, sino también de sus Contadores y Revisores Fiscales si los hay.

En este contexto de asambleas y juntas de socios, DSA les presenta una serie de aspectos y disposiciones estatutarias que hay que tener en cuenta:

¿Quiénes pueden convocar?
Reuniones ordinarias: Se sujeta a lo establecido en los estatutos, en los que por regla general, le corresponde convocar al representante legal.
Reuniones extraordinarias: Los administradores (representante legal, liquidador, factor, miembros de juntas o consejos directivos), el revisor fiscal o la entidad oficial que ejerza control permanente sobre la sociedad.

¿Cuáles son los medios para convocar?
La convocatoria deberá efectuarse utilizando el mecanismo de comunicación previsto en los estatutos (correo, fax, e-mail, etc.) A falta de estipulación se hará mediante aviso que se publicará en un diario de circulación en el domicilio principal de la sociedad.

¿La convocatoria está sujeta a antelación?
Para las reuniones en que hayan de aprobarse los balances de fin de ejercicio, la convocatoria se hará cuando menos con 15 días de anticipación. En los demás caso, bastará una antelación de 5 días comunes. En las SAS, salvo estipulación en contrario, la asamblea será convocada con una antelación de 5 días hábiles. 

¿Dónde se deben hacer constar las decisiones de la asamblea?Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea de accionistas, se deben hacer constar en actas aprobadas por la misma o por las personas que se designen para tal efecto, y deben ser firmadas por el presidente y el secretario de la misma.